.jpg)
.jpg)
برنامه ریزی صحیح و موفق با توجه به این نکته که وقت، با ارزش ترین دارایی انسان است، برای تحصیل، کار و حتی زندگی بسیار مهم و حیاتی است. وقت گذرانی بدون هیچ برنامه و هدفی، خسته کننده و بسیار زیان بار است. اگر برای اهداف و امور مهم زندگی خود برنامه ای نداشته باشید، درنهایت کاملا هدفتان را گم می کنید. اگر می خواهید به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود دست یابید، کافیست یک برنامه ریزی اصولی انجام دهید. لذا در این راستا مرکز آکادمی آریانا به آموزش یک سری نکات مفید جهت انجام یک برنامه ریزی موفق پرداخته است.
چگونه یک برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
بدون شک، برنامه ریزی در زندگی موجب میشود تا فرد موفق تری باشیم و بهتر بتوانیم از زمان خود استفاده کنیم. ولی یادگیری نحوه ی برقراری تعادل، میان وظایف گوناگون در زندگی، کمی سخت است. گاهی کار، مدرسه و وظایف روزانه روی هم انباشته می شوند و در عین حال، دوستان یا خانواده نیز از ما انتظار دارند که به آنها کمک کنیم و در طول روز برای آنها وقت بگذاریم. علاوه بر این کار ها، باید زمانی را هم به رسیدگی به خودمان اختصاص دهیم. ولی در صورت داشتن یک برنامه ی روزانه، انجام این وظایف امکان پذیرتر میشود. با برنامه ریزی کردن میتوانید میان اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود تعادل برقرار کنید و کار های مهم زندگی خود را اولویت بندی کنید. در این مطلب به چند تکنیک موثر برای تنظیم یک برنامه ی روزانه ی کارآمد و مفید، میپردازیم.
تکنیک های موثر جهت انجام برنامه ریزی موفق
-
مشخص کنید چه چیزی در زندگی برای شما مهم است؟
برنامه ریزی کردن در زندگی ممکن است کار طاقت فرسایی باشد، چون نواحی بسیار مختلفی در زندگی شما وجود دارند که باید در هنگام برنامه ریزی در نظر بگیرید. برای آنکه ایده‌ی بهتری از آینده ی مورد نظرتان داشته باشید، باید زمانی را صرف بررسی چیزهایی کنید که برای شما یک هدف مهم و معنی دار هستند. اینها برخی از سوالاتی هستند که باعث می شوند درمورد کار و اهداف مورد علاقه ی زندگی خود بهتر فکر کنید و بتوانید برای ان برنامه ریزی کنید:
هدف از زندگی چیست؟ موفقیت به نظر چه شکلی است؟ آیا عنوان شغلی خاص یا مقدار مشخصی پول است؟ یا حرفه ای بودن در کاری؟ آیا داشتن خانواده ای مهربان است؟ و...
-
تعیین کنید دوست دارید چه بخش هایی از زندگی شما تغییر کنند
داشتن برنامه ی زندگی به این معنا نیست که تمام جنبه های زندگی خود را فورا تغییر خواهید داد، اما نقطه ی شروعی برای آغاز این روند است. شاید درباره ی بخش هایی از زندگی خود، مانند محل زندگی، احساس رضایت کنید، اما بخش های دیگری نیز وجود دارند که دوست دارید در آنها رشد کنید، مانند پیدا کردن شغلی رضایت بخش تر. شاید چندین بخش در زندگی شما وجود داشته باشد که دوست دارید برای آنها برنامه ریزی کنید، اما برای شروع، سعی کنید بخشی را انتخاب کنید که از همه مهم تر است.
تصمیم بگیرید با کدام بخش از زندگیتان شروع خواهید کرد، مانند شغل، گروه اجتماعی، سرگرمی ها یا چیز های دیگر. نمونه هایی از بخش های مختلف زندگی که می توانید تغییرشان دهید، ازاین قرارند: شغل، تحصیل یا درآمد و برنامه ریزی مالی، نگرش، چشم انداز زندگی، خلاقیت یا اهداف اوقات فراغت، خانواده و دوستان، برنامه ریزی برای تربیت فرزند، یا اهداف فیزیکی و سلامت.
برای روشن شدن آنکه چرا تصمیم دارید تغییر ایجاد کنید، از خودتان بپرسید چه چیز های خوبی از تغییر این بخش از زندگی خود به دست خواهید آورد.
از خودتان بپرسید کدام بخش از تغییر، برای شما از همه سخت تر خواهد بود. هنگامی که بدانید سخت ترین بخش کدام است، می توانید خودتان را برای زمانی که با آن چالش مواجه می شوید، آماده کنید. به عنوان مثال، سخت ترین بخش تغییر برای اکثر مردم، شروع کردن است. اگر در حال حاضر، شما هم همین وضع را دارید، می توانید از دیگران کمک بگیرید تا برای شروع کردن شما را یاری کنند.
اول: توجه به کار های روزانه
-
توجه کنید که معمولا چگونه زمانتان را سپری میکنید
پیش از آنکه بفهمید باید چگونه برنامه ریزی کنیم، باید بدانید که هم اکنون، چگونه امور روزانه خود را مدیریت می کنید. اگر مجبور هستید که به مدرسه یا محل کار بروید، ساعاتی که در مدرسه یا محل کار میگذرانید، برای شما اجباری است و نمیتوانید برای آنها برنامه ریزی کنید. ولی در وقت آزادتان، آزادی عمل بسیار بیشتری دارید.
چند روزی را به بررسی اینکه چگونه وقتتان را میگذرانید، سپری کنید. یادداشت کنید که هر روز دقیقا چه کارهایی انجام میدهید. آیا به بازی های کامپیوتری مشغول می شوید یا وقت خود را تماما در فضای مجازی میگذرانید؟ فهرستی از این کار ها درست کنید و در آن ذکر کنید که برای انجام هر کار، چقدر زمان صرف می کنید.
برآورد کنید که چقدر زمان، صرف رفت و آمد به مدرسه، محل کار و انجام کار ها میکنید. احتمالا بخش نسبتا زیادی از روزتان را صرفا برای رفت و آمد به محل کار یا مدرسه یا بیرون رفتن برای انجام کار های مختلف صرف می کنید. اما این همان زمانی است که برای نظم دادن به برنامه خود و انجام وظایف مهم نیاز دارید. توجه کنید که این رفت و آمد ها چقدر زمان شما را میگیرند و در برنامه ریزی روزانه تان، زمان کافی را به این رفت و آمد ها اختصاص دهید. در واقع برنامه ریزی روزانه خود را بر اساس این زمان ها، تنظیم کنید.
-
توجه کنید که چگونه عادت های شما، بر زندگی روزانه تان تاثیر میگذارند
انجام برنامه ریزی روزانه تا حد زیادی به فهمیدن این مسئله مربوط میشود که کارهایی که طبق عادت انجام میدهید، چه تاثیری بر زندگی روزانه ی شما میگذارند. گاهی این کار ها، عادت های بدی هستند که مانع از لذت بردن از زندگی یا دستیابی به اهدافتان می‌شوند. در حالیکه بعضی از این کار ها، برای لذت بردن از زندگی یا رسیدن به اهداف، ضروری هستند. وقتی برای خود برنامه ریزی می کنید، به نقشی که عادت های شما در زندگی ایفا میکنند، نیز فکر کنید.
برای مثال، شاید متوجه روندی در زندگیتان شوید که در آن خود را برای انجام کاری که برای شما لذت بخش است، مثل وقت گذرانی در فضای مجازی، خسته میکنید و پس از انجام آن، تمایل یا انرژی لازم برای انجام هیچ کار دیگری، مانند کار کردن برای یک هدف بلند مدت مانند درس خواندن و موفقیت تحصیلی را ندارید. همه ی این عادت ها میتوانند برای سلامتی و خوشی شما مضر باشند. بنابراین باید به این مسئله توجه کنید که عادت های شما، چه تاثیری بر زندگی شما میگذارند.
پس از یافتن عادتی که مانع از دستیابی شما به اهدافتان میشود، به دنبال راه هایی برای تغییر آن عادت باشید تا بتوانید استفاده ی بهتری از زمانتان ببرید. این کار میتواند به سادگیِ تعیین محدودیت هایی برای کار هایی خاص، مانند وقت گذرانی برای فضای مجازی باشد. مثلا میتوانید تنها زمانی به خودتان اجازه ی انجام این کار ها را بدهید که انجام وظایف مرتبط با هدف بلند مدت خود را تمام کرده اید.
-
زمان های تلف شده را کاهش دهید
شاید بعضی اوقات در روز، زمانتان را هدر می دهید. بسیاری از این موارد اجتناب ناپذیر هستند، مانند رفت و آمد های صبح یا رفتن به خیابان در ساعات شلوغ برای انجام یک کار. به برنامه ریزی تان نگاهی بیندازید و زمان هایی که در آنها وقتتان به هدر می رود را بیابید. به این فکر کنید که چگونه می توانید برنامه ریزی تان را تغییر دهید تا این زمان های تلف شده کاهش پیدا کنند.
اگر نمیتوانید زمان بندی کار ها را تغییر دهید، شاید بتوانید به طور هم زمان، چند کار را با هم انجام دهید. مثلا صبح ها با اتوبوس به مدرسه یا محل کار بروید و در طول مسیر، یک کتاب مطالعه کنید.
-
از شب قبل برای هر روز برنامه ریزی کنید
معمولا بهتر است که از پیش، برای هر روز برنامه ریزی کنید. اگر قبلا هرگز برنامه ریزی نکرده اید، شاید کمی زمان ببرد تا بتوانید در برنامه ریزی تان، تمام کاستی ها و ویژگی ها را در نظر بگیرید.
برای روز بعد خود، برنامه ای تقریبی بنویسید که در آن تمام کار هایی را که می خواهید انجام دهید و زمانی که می خواهید برای انجام هر یک صرف کنید را فهرست کنید. در تنظیم این برنامه ریزی، کمی انعطاف پذیر باشید، زیرا شما تازه دارید به برنامه ریزی برای زمان خود عادت می کنید.
-
آهسته و با دقت جلو بروید
برنامه ی شما ممکن است در مسیری صاف و مستقیم پیش نرود. خیلی به ندرت پیش می‌آید که مسائل، دقیقا مطابق برنامه ریزی یا انتظارات فرد اتفاق بیفتند. زندگی، پر از پیچیدگی، فراز و نشیب و فرصت های جدید است. زندگی همچنین پر است از شکست، اما این بدان معنا نیست که باید تسلیم شوید. بهتر است با گام های کوچک و آرام جلو بروید و همان طورکه به هدف تان نزدیک تر می شوید، از آن اقدامات و تجربیات درس بگیرید
ممکن است در زندگی خود به بن بست برسید. شاید مجبور شوید به شغلتان پایان دهید، شغلی که فکر می کردید شما را در موقعیت بهتری قرار خواهد داد، اما در واقع این طور نبود. ممکن است روابط یا خانواده، شما را از مسیر اصلی خود منحرف کنند. به پیشرفت های کوچک به سمت اهداف تان ادامه دهید و از هر بن بست و رشد جدید در زندگی خود درس بگیرید.
-
پشتیبان داشته باشید و اطلاعات جمع آوری کنید
در هنگام تلاش برای ایجاد هرگونه تغییر در زندگی، بسیار مهم است که از سیستم پشتیبانی برخوردار باشید یا افرادی در دسترس شما باشند که در صورت نیاز بتوانید از آنها کمک بگیرید. بخش مهمی از برنامه ریزی برای تغییر، آن است که بدانید هنگام بروز شرایط دشوار، برای جلب کمک و حمایت دقیقا سراغ چه کسی باید بروید. درمورد برنامه ی زندگی و آنچه می خواهید تغییر دهید، با افراد بسیار نزدیک خود صحبت کنید. فهرستی از افرادی تهیه کنید که می دانید در صورت گرفتار شدن، می توانید به آنها تکیه کنید.
درمورد تغییرات آتی در زندگی تان، هرقدر ممکن است، اطلاعات جمع کنید. به داستان های موفقیت سایر افراد گوش کنید یا برای رشد شخصی و موفقیت، در گروهی عضو شوید. از دیگران بپرسید چه روش‌هایی را در برنامه ریزی زندگی و ایجاد تغییرات به کار گرفته اند و چه موانعی را پیش بینی کرده اند.
دوم: نوشتن مهم ترین وظایف روزانه
-
از کار هایی که هر روز باید انجام بدهید فهرستی تهیه کنید
نیازی نیست که فهرست مرتب و دقیقی بنویسید، زیرا در این مرحله فقط باید از تکنیک طوفان فکری استفاده کنید و مواردی که مینویسید لزوما فهرست نهایی کارهایی نیست که باید انجام دهید. یک ساعت یا بیشتر وقت بگذارید و تمام کارهایی را که هر روز انجام می دهید و حتی کار هایی را که انجام نمیدادید ولی حالا باید انجام دهید بنویسید. اگر به یاد آوردن تمام کار ها سخت است، همیشه دفترچه یادداشت کوچکی با خود داشته باشید و در طول روز، تمام کار هایی را که انجام می دهید، یادداشت کنید.
-
کار های کوچک و بزرگ را یادداشت کنید
وقتی نوشتن فهرست را شروع می کنید، هیچ کاری را کوچک و کم اهمیت در نظر نگیرید و هر کاری را که باید انجام داده شود، در فهرست خود وارد کنید. وقتی برای اولین بار برنامه ریزی برای کار های روزانه را انجام می دهید، بهتر است که همه ی موارد را در برنامه ی خود بگنجانید و سپس، در صورت نیاز آن را ویرایش کنید. برای نمونه اگر هر روز صبح، برای پیاده روی بیرون می روید، این کار را نیز یادداشت کنید.
-
در مورد کار هایی که انجام می دهید، از خودتان سوالاتی بپرسید
برای داشتن تغذیه ی مناسب، چه کار هایی باید انجام دهید؟ برای رفتن به سر کار، هر روز باید چه کار هایی انجام دهید؟ برای محل کاری خود چه وظایفی را باید انجام دهید؟ احتمالا کار های بسیار زیادی وجود دارد که باید برای انجام مسئولیت های بزرگ تر خود به آنها توجه داشته باشید. برنامه ریزی روزانه به شما کمک می کند تا بخش هایی را که در آنها بهره وری بالایی ندارید، شناسایی کنید و برای بهبود در آن بخش ها تلاش کنید.
-
فهرست خود را تجزیه و تحلیل کنید
اگر متوجه شده اید که زمان آزاد اندکی دارید یا هیچ زمان آزادی ندارید، کار های خود را دوباره بررسی کنید تا متوجه شوید که آیا انجام همه ی آن کار ها، واقعا ضروری است یا خیر. احتمالا متوجه خواهید شد که می توان بعضی از کار ها را به شکل بهتری انجام داد یا انجام آنها را به فرد دیگری واگذار کرد.
سوم: ایجاد برنامه ی زمانی
-
از برنامه ی مایکروسافت اکسل یا برنامه ای مشابه استفاده کنید
ستونی شامل زمان ها را در سمت راست صفحه ایجاد کنید و در ردیف در بالای صفحه نیز، روز های هفته را بنویسید. در مقابل هر یک از زمان ها، کاری را بنویسید. ابتدا فعالیت هایی را بنویسید که باید هر روز و در زمان مشخصی انجام شوند. بر اساس ارزیابی که طبق مطالب گفته شده در بالا انجام داده اید، کار ها را در مقابل زمان هایی بنویسید که فکر میکنید بیش از همه برای انجام آنها مناسب است. در طول روز، یک یا چند زمان استراحت را نیز برای خود در نظر بگیرید.
12. کار ها را در بخش های زمانی طولانی تری سازماندهی کنید
به طور کلی چارچوب های زمانی ساعتی، به اندازه ی کافی طولانی هستند ولی در انجام بعضی از کار ها، کمی زمان لازم است تا انجام بگیرند. بنابراین ممکن است که برای انجام این کار ها، به بازه های زمانی ۹۰ دقیقه ای یا حتی ۲ ساعته نیاز داشته باشید. البته کار های ۳۰ دقیقه ای را نیز فراموش نکنید، ولی مراقب باشید که بازه های زمانیتان، بیش از حد کوتاه و فشرده نباشد. می توانید برای ایجاد بازه‌های زمانی طولانی تر، چند سلول را در اکسل با هم ادغام کنید
13. برنامه ی زمانی انعطاف پذیری داشته باشید
پیش بینی دقیق اینکه انجام هر کار به چقدر زمان نیاز دارد، دشوار است. بنابراین در صورت لزوم، برنامه ی زمانی شما باید به آسانی در یک جهت قابل انعطاف باشد. شما باید زمان های میانی را نیز برای تااخیر های غیر منتظره در نظر بگیرید. البته نباید از زمان استراحت خود به عنوان زمان میانی استفاده کنید و به زمان استراحت، به چشم چیزی غیرضروری نگاه کنید. زمان استراحت نیز باید مانند زمان های اختصاص داده شده به کار های دیگر، اهمیت داشته باشد.
14. برنامه ریزی خود را چاپ کنید
به طور کلی بهتر است که برنامه ی خود را در چند نسخه چاپ کنید و مثلا یکی را روی یخچال بچسبانید، یکی را در اتاق خواب قرار دهید و یکی را نیز روی در اتاق بچسبانید. زیر کار های مهم خط بکشید و آنها را از سایر کار ها متمایز کنید.
15. از روش هدف گذاری SMART استفاده کنید
تعیین اهداف، راهی عالی برای کمک به برنامه ی زندگیتان است. این شیوه به شما امکان می دهد هدف ها یا گام های خود را مشخص، قابل اندازه گیری، دست یافتنی، واقع‌گ رایانه و متناسب با زمان SMART کنید. با هدف گذاری SMART می توانید ارزیابی کنید که چقدر از دستیابی به هدفی خاص، فاصله دارید.
اگر هدف شما ایجاد زندگی سالم تر است، فقط نگویید: من سبزیجات بیشتری خواهم خورد. می توانید با گفتن: من از دوشنبه به مدت ۳۰ روز، ۲ وعده سبزیجات در روز خواهم خورد، آن را به هدفی SMART تبدیل کنید.
این کار هدف را مشخص می کند، بنابراین شما راهنمایی برای دنبال کردن دارید. همچنین، قابل اندازه گیری است، چون می دانید برای چه هدفی تلاش می کنید. از نظر دستیابی نیز واقع گرایانه است و چارچوب زمانی مناسبی برای دستیابی به آن در اختیار دارید.
16. کار های مربوط به حوزه های مختلف را با رنگ، مشخص کنید
از رنگ های متفاوتی برای حوزه های مختلف کار های خود استفاده کنید. مثلا میتوانید از رنگ زرد برای فعالیت های مربوط به کار، از رنگ قرمز برای ورزش، از رنگ آبی برای کار های مدرسه و … استفاده کنید. به این ترتیب، تنها با نگاه کردن به برنامه متوجه میشوید که برنامه ی زمانی تان به چه صورت است. مثلا اگر بسیاری از بخش های آن آبی باشد، متوجه می شوید که تکالیفی که برای مدرسه باید انجام بدهید بسیار زیاد است.
چهارم: بهینه کردن برنامه ی زمانی
17. توجه کنید که صبح ها چقدر انرژی دارید
مهارت های تفکر انتقادی و خلاقیت در بیشتر مردم، در زمان صبح نسبت به زمان های دیگر بیشتر است و معمولا این مهارت ها و توانایی ها، با نزدیک شدن به انتهای روز، کاهش می‌یابد. اگر شما نیز چنین هستید، فعالیت هایی مانند نوشتن را که نیاز به قدرت تفکر و خلاقیت زیادی دارند، در زمان صبح انجام دهید. ولی شاید ترجیح می دهید که خلاقانه ترین کار های خود را در هنگام شب انجام بدهید. تفاوتی ندارد، زیرا در اینجا تنها مسئله ی مهم، رسیدن به برنامه ی زمانی موثری است که با شما و نیازهای شما مطابقت داشته باشد.
18. توجه کنید که بعد از ظهر ها چقدر انرژی دارید
اگر شما نیز مانند بیشتر مردم باشید، انرژی شما تا بعد از ظهر، تا حدی تحلیل می رود. در این صورت، بعدازظهر زمان مناسبی برای انجام کار های عادی و خسته کننده ای است که نیازی به فکر کردن زیاد ندارند. مثلا می توانید ملاقات ها، جواب دادن به پیام ها و...را به بعد از ظهر ها موکول کنید.
19. توجه کنید که هنگام شب چقدر انرژی دارید
برای بسیاری، شب ها زمان مناسبی برای برنامه ریزی و آماده شدن برای روز بعد است. کار هایی که برای آماده شدن برای روز بعد انجام می دهیم، شامل کار هایی مانند آماده کردن ناهار روز بعد، بیرون آوردن لباس های مورد نیاز و مرتب کردن لباس ها و وسایل است.
20. عادت های مورد نیاز برای دستیابی به اهدافتان را در خود ایجاد کنید
برای نمونه ۳۰ دقیقه در روز را به نوشتن رمان یا یادگیری یک حرفه اختصاص دهید. اگر هر روز کمی در مسیر دستیابی به اهدافتان حرکت کنید، عادت های خوبی را برای ادامه ی این مسیر، در خود ایجاد خواهید کرد. اساسا هر کاری که به صورت منظم انجام می دهید، در نهایت به یک عادت تبدیل میشود.
21. برنامه ی زمانی خود را آزمایش کنید
با دیدن برنامه ی زمانی خود چه حسی دارید؟ آیا زمان های مناسبی را برای انجام کار ها تعیین کرده اید؟ آیا باید مواردی را اصلاح کنید؟ همه چیز را مورد به مورد بررسی کنید و هرکدام را که درست به نظر نمی رسد، تغییر بدهید. مجبور نیستید که تا پایان هفته یا ماه صبر کنید و می توانید هر چند روز یک بار، برنامه ی خود را اندکی تغییر بدهید تا زمانی که برنامه ی زمانی شما، قابل اجرا شود. شاید لازم باشد که هر ماه، تغییرات کوچک یا بزرگی در آن ایجاد کنید و هرگز تصور نکنید که برنامه ی زمانی شما، قطعی و غیرقابل تغییر است.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
