QuickBooks چیست؟

QuickBooks یک نرم‌افزار حسابداری رویایی برای مشاغل کوچک است. برای یافتن بهترین نرم‌افزار حسابداری مشاغل کوچک‌، ده‌ها برنامه حسابداری مورد ارزیابی قرار گرفتند که QuickBooks بهترین آنهاست. این نرم‌افزار با در نظر گرفتن تمام کارهایی که می‌تواند انجام دهد، بسیار مقرون به صرفه است. یکی از ویژگی‌های نرم‌افزار حسابداری ابری QuickBooks ، صرفه‌جویی در وقت است.

QuickBooks چیست؟

QuickBooks محبوب ترین مشاغل نرم افزاری حسابداری مشاغل کوچک است که برای مدیریت درآمد و هزینه ها و پیگیری وضعیت مالی کسب و کار خود استفاده می کند. می توانید از آن برای صورتحساب مشتریان ، پرداخت قبوض ، تهیه گزارش و تهیه مالیات استفاده کنید. خط تولید QuickBooks شامل چندین راه حل است که برای هر کسی عالی است ، از یک فریلنسر گرفته تا مشاغل متوسط.

QuickBooks چندین جایگزین ارائه می دهد ، اما افراد متخصص اکثرا QuickBooks Online را برای اکثر مشاغل جدید توصیه می کنند. می توانید QuickBooks Online را به صورت رایگان با یک دوره آزمایشی 30 روزه که نیازی به کارت اعتباری ندارد ، امتحان کنید.

9 روش استفاده مشاغل کوچک از QuickBooks

صاحبان مشاغل کوچک معمولاً از QuickBooks برای مدیریت فاکتورهای خود ، پرداخت صورتحساب خود و پیگیری جریانات نقدی خود استفاده می کنند. آنها همچنین از آن برای تهیه گزارش های مالی در ماه و پایان سال و همچنین آماده سازی مالیات سه ماهه یا سالانه مشاغل استفاده می کنند. برخی از صاحبان مشاغل خود QuickBooks را مدیریت می کنند در حالی که برخی دیگر ترجیح می دهند از یک حسابدار داخلی یا برون سپاری استفاده کنند.

1. ایجاد و پیگیری فاکتورها

می توانید فاکتورها را به راحتی ایجاد کرده و آنها را چاپ کرده یا برای مشتریان ایمیل کنید. QuickBooks به طور خودکار درآمد را ثبت کرده و میزان بدهی هر مشتری را پیگیری می کند. با اجرای گزارش پیری حسابهای دریافتنی ، می توانید میزان صورتحسابهای معوق خود - معروف به حسابهای دریافتنی شما (A/R) - و همچنین چند روز معوق آنها را مشاهده کنید.

2. پیگیری صورت حساب ها و هزینه ها

QuickBooks به طور خودکار صورت حساب ها و هزینه های شما را با اتصال حساب های بانکی و کارت اعتباری خود به QuickBooks پیگیری می کند تا همه هزینه های شما بارگیری و دسته بندی شود. اگر نیاز دارید که یک چک یا تراکنش نقدی را به صورت دستی پیگیری کنید ، می توانید آن را فقط در چند دقیقه مستقیم در QuickBooks ضبط کنید.

همچنین می توانید صورتحساب ها را هنگام دریافت QuickBooks وارد کنید تا QuickBooks به شما در ردیابی پرداخت های آینده یا حسابهای پرداختنی کمک کند. با ایجاد گزارش حسابهای پرداختنی (A/P) می توانید اطمینان حاصل کنید که قبوض خود را به موقع پرداخت می کنید. این گزارش جزئیات صورت حساب های سررسید فعلی و گذشته شما را در اختیار شما قرار می دهد.

3. چاپ صورتهای مالی برای کسب و کار شما

با مدیریت کلیه فعالیتهای ورودی و خروجی پول نقد خود در QuickBooks ، می توانید صورتهای مالی را چاپ کنید که می تواند اطلاعات مفیدی در مورد عملکرد کسب و کار شما ارائه دهد.

وام دهندگان اغلب هنگام درخواست وام یا خط اعتباری مشاغل کوچک نیاز به صورت های مالی دارند.

شما می توانید این سه صورت مالی اولیه را در QuickBooks تنها با چند کلیک تهیه کنید:

• گزارش سود و زیان
• گزارش ترازنامه
• گزارش گردش پول نقد

در زیر شرح مختصری از هر یک از این گزارش ها به همراه یک تصویر فوری از ظاهر آنها در QuickBooks Online آورده شده است.

گزارش سود و زیان

گزارش سود و زیان با جمع بندی درآمدهای منهای هزینه های آن به شما نشان می دهد که چقدر سودآور است.

4. پیگیری ساعات کارکنان و اجرای حقوق و دستمزد

حقوق و دستمزد حوزه ای است که نمی خواهید با انجام آن به صورت دستی از آن صرف نظر کنید. اشتباهاتی که در محاسبه حقوق و دستمزد صورت می گیرد می تواند منجر به مجازات های شدید و کارکنان ناراضی شود. QuickBooks عملکرد حقوق و دستمزد خود را دارد که می تواند حقوق و دستمزد را هر زمان که به طور خودکار به آن نیاز دارید محاسبه و اجرا کند.

QuickBooks می تواند ساعات کارکنان شما را ردیابی کند. سپس ساعت های پیگیری شده به صورتحساب مشتریان (در صورت قابل پرداخت) و حقوق و دستمزد شما جریان می یابد. این امر تضمین می کند که هر ساعتی که به کارکنان خود پرداخت می کنید به عنوان صورتحساب به مشتری در نظر گرفته می شود.

بهترین بخش در مورد استفاده از حقوق و دستمزد QuickBooks این است که آن را با QuickBooks یکپارچه کرده است به طوری که صورت های مالی شما از آخرین دوره حقوق و دستمزد همیشه به روز است. خرید اشتراک حقوق و دستمزد QuickBooks برای اجرای حقوق و دستمزد مورد نیاز است ، اما شما باید چندین سطح خدمات را متناسب با نیازهای خود انتخاب کنید.

اجرای حقوق و دستمزد از طریق QuickBooks به شما امکان می دهد:

• حقوق کارکنان را با چک یا سپرده مستقیم پرداخت کنید
• مالیات حقوق و دستمزد فدرال و ایالتی را به طور خودکار محاسبه کنید
• از QuickBooks بخواهید فرم های مالیات حقوق و دستمزد را برای شما پر کند
• مالیات حقوق و دستمزد خود را مستقیماً از QuickBooks به صورت الکترونیکی پرداخت کنید

5. پیگیری موجودی

QuickBooks می تواند کمیت و هزینه موجودی شما را پیگیری کند. همانطور که موجودی خود را می فروشید ، QuickBooks به طور خودکار بخشی از موجودی شما را به هزینه کالاهای فروخته شده (COGS) اختصاص می دهد ، که حساب هزینه ای است که درآمد شما را کاهش می دهد. این تخصیص یک الزام برای محاسبه درآمد مشمول مالیات است و انجام آن با دست بسیار دشوار است. QuickBooks همچنین می تواند به طور خودکار به شما یادآوری کند که هنگام کم بودن موجودی سفارش دهید.

6. مالیات ها را ساده کنید

شاید مهمترین کاری که QuickBooks می تواند برای مشاغل کوچک شما انجام دهد این است که زمان مالیات را ساده کنید. تا کنون ، بزرگترین سردرد در تهیه اظهارنامه مالیاتی ، جمع آوری درآمد و هزینه های شما است. اگر در طول سال از QuickBooks استفاده می کنید ، تنها کاری که باید در زمان مالیات انجام دهید این است که صورت های مالی خود را چاپ کنید. از این بهتر ، با QuickBooks Online می توانید تهیه کننده مالیات خود را دعوت کنید تا مستقیماً به حساب شما دسترسی پیدا کند تا آنها بتوانند شماره های شما را بررسی کرده و هرگونه اطلاعاتی را که برای تهیه اظهارنامه شما نیاز دارند چاپ کنند.

7. پرداخت های آنلاین را بپذیرید

یکی از بهترین راه ها برای بهبود جریان نقدینگی شما این است که به مشتریان این امکان را بدهید تا صورتحساب های خود را به صورت آنلاین پرداخت کنند. شما می توانید QuickBooks Payments (که قبلاً به عنوان خدمات بازرگانی Intuit شناخته می شد) را اضافه کنید تا مشتریان بتوانند مستقیماً از صورتحساب ایمیل خود به صورت آنلاین پرداخت کنند. QuickBooks Payments مشابه سایر خدمات تجاری است. با این حال ، از آنجا که کاملاً در QuickBooks ادغام شده است ، فروش ، هزینه کارت اعتباری و سپرده نقدی همه به طور خودکار در صورت وقوع ثبت می شوند.

8. اسکن رسیدها

یکی دیگر از کلیدهای مهم در ایجاد مالیات این است که بتوانید رسیدهای خود را در QuickBooks سازماندهی کنید. همه مشترکین QuickBooks Online می توانند برنامه QuickBooks را به صورت رایگان در دستگاه تلفن همراه خود بارگیری کنند ، از رسید عکس گرفته و آن را در عرض چند دقیقه در QuickBooks Online بارگذاری کنند.

دیگر رسید گم نشده یا رسیدهای دستی را با تراکنش های بانکی بارگیری شده مطابقت دهید. QuickBooks به شما امکان می دهد رسید را به تراکنش بانکی مربوطه پیوست کنید. می توانید تعداد نامحدودی رسید را در QuickBooks Online بارگذاری کنید ، که همراه با داده های شما در ابر ذخیره می شوند

9. مسافت پیموده شده را دنبال کنید

بسیاری از مشاغل آزاد و کارکنان/مالکان از وسایل نقلیه شخصی خود برای اهداف تجاری استفاده می کنند. این مبلغ 57.5 سنت در هر مایل برای سال 2020 کسر مالیات می کند. با این حال ، برای دریافت کسر ، شما باید تاریخ ، مایل و هدف سفر خود را ثبت کنید.

QuickBooks Online این کار را فوق العاده آسان می کند. برنامه تلفن همراه آنها از GPS موجود در تلفن شما برای تشخیص خودکار هر زمان که در وسیله نقلیه در حال حرکت هستید استفاده می کند. سپس ، می توانید سفرهای خود را مرور کرده و با توجه به هر سفر کاری یک یادداشت اضافه کنید.