آسانا چیست؟ (Asana)

آسانا یکی از نرم ‌افزارهای شناخته شده در دنیا در حوزه مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS است. این نرم‌ افزار به خوبی گردش کار را مدیریت می ‌کند، اما نمی‌ توان از آن انتظار یک نرم ‌افزار کامل مدیریت پروژه را داشت. نرم افزار آسانا برای مدیریت تسک‌ ها و گردش کاری، ابزار بسیار مناسب و انعطاف ‌پذیر است.

آسانا چیست؟

آسانا یک سیستم مدیریت محتوا (CMS) قابل تنظیم در محل کار است که برای کمک به طیف وسیعی از شرکت ها در دستیابی به نیازهای سازمانی طراحی شده است. به طور واضح تر ، این یک ابزار سازمانی پیشرفته برای کمک به ساده سازی پروژه ها است.

آسانا به گونه ای ساخته شده است که محل های کار با هر اندازه ای می توانند پیشرفت خود را تجزیه و تحلیل کرده و مسائل را در یک جا حل کنند و نیازی به جلسات مداوم ، به روزرسانی ایمیل و یادداشت ها نداشته باشند.

آنچه در مورد آسانا باید بدانید

آسانا دارای طیف گسترده ای از ویژگی ها است که به شرکت ها و تیم های درون آنها کمک می کند تا سیستمی را برای انجام کارها به بهترین شکل ممکن پیدا کنند. این ویژگی ها عبارتند از:

مدیریت پروژه و وظیفه

ویژگی اصلی آسانا ابزارهای مدیریت پروژه و وظایف آن است. شما می توانید لیست ها یا تابلوهایی را برای میزبانی پروژه های خاص به طور کلی ایجاد کنید - اینها شامل تمام ابتکارات ، جلسات و برنامه های مربوط به پروژه های مذکور است.

از آنجا ، می توانید این پروژه ها را به وظایف و زیر وظایف تقسیم کنید تا آنها را بیشتر مدیریت کنید و مراحل تکمیل آنها را لیست کنید. همچنین می توانید:

• وظایفی را به افراد خاصی اختصاص دهید تا همه بدانند چه کسی روی چه چیزی کار می کند
• وظایف خود را در بخشها یا ستونها گروه بندی کنید تا سازماندهی شوند
• تعیین تاریخ شروع و سررسید ، که می تواند شامل مهلت های تعیین شده نیز باشد
• برای سهولت شروع به کار برخی از الگوها ، چندبار استفاده کنید
• وابستگی های وظیفه را اضافه کنید تا مشخص شود چه زمانی برخی از وظایف باید قبل از شروع به پایان برسند
• وظایف خود را در یک جدول زمانی مشاهده کنید تا همه بتوانند پروژه را به صورت زمانی مشاهده کنند
• قوانین را برای خودکارسازی فرآیندهایی مانند تعیین وظایف و آزمایش مجدد ایجاد کنید

چطور نرم افزار آسانا نیاز به ایمیل را محدود می‌کند؟

گفته می‌شود آسانا، نیاز به ایمیل را کم می‌کند اما ممکن است از خود بپرسید، چطور؟ در ادامه شیوه‌هایی که از آن طریق نرم افزار آسانا نیاز به ایمیل‌های اضافی یا ایمیل‌های کاری را کم می‌کند، بیان می‌کنیم:

پیوست‌ها (Attachments): پیوست‌ها این امکان را می‌دهند که نیاز به بارگذاری فایل روی سرور ایمیل و ارسال آن به مخاطبتان نداشته باشید.

بحث و گفتگو (Discussions): قسمت Discussions یا گفتگو کمک می‌کند تیم با پرسش و پاسخ با هم ارتباط داشته باشند، بدون آنکه نیاز به رد و بدل کردن ایمیل‌های طولانی باشد. استفاده از دیسکاشنی که قابل پیوست به پروژه‌های مشخص باشد، شما را قادر می‌سازد پاسخ مشخص را آسان‌تر و سریع‌تر بیابید. دیگر لازم نیست برای یافتن اطلاعات موردنیازتان همه ایمیل‌ها را زیر و رو کنید.

پروژه‌ها (Projects): شما را قادر می‌سازد محتوا را سازماندهی کرده و داخل تیم توزیع کنید. می‌توانید اطلاعات مرتبط را یکجا جمع کنید، بنابراین همه اعضای تیم در یک صفحه قرار می‌گیرند و می‌دانند چه کاری را چطور انجام دهند. قادر خواهید بود که به پیوست‌ها، گفتگوها، موقعیت‌ها و وظایفی که به پروژه خاصی مربوط می‌شوند، دسترسی داشته و دنبال کنید.

موقعیت‌ها (Statuses): موقعیت‌ها اجازه می‌دهند همه اعضای تیم، موقعیت پروژه و این که در حال حاضر چه کسی در راس آن است را ببینند. دانستن اینکه چه کسی روی هر پروژه و زمانبندی داده شده، کار می‌کند، اجازه می‌دهد با فرد یا افراد مسئول آن ارتباط برقرار کنید، بدون آنکه لازم باشد ایمیل‌های انبوه یا هرزنامه به کل سازمان ارسال کنید.

وظایف (Tasks): تسک باعث می‌شود کار شما به بخش‌های جداگانه‌ای تقسیم شود. وقتی تسکی را انجام می‌دهید، باید آن را از لیست خارج کنید، سپس لیست در صفحه اعضای تیم آپدیت می‌شود و همه افراد متوجه می‌شوند این تسک کامل شده است. دیگر هیچکس سردرگم نخواهد بود و مدام به هم ایمیل نمی‌زنند که بپرسند تسک را تکمیل کرده‌اند یا خیر.

گرچه آسانا بسیار محبوبیت دارد، اما ابزارهای کاملتر از آن نیز موجودند. در ادامه به مزایا و معایب این نرم‌افزار می‌پردازیم.

مزایای نرم افزار آسانا (Asana)

پلن رایگان دارد

یکی از امکاناتی که آسانا ارائه می‌دهد، پلن رایگان است که با تست رایگان متفاوت است. گرچه پلن رایگان امکان دسترسی به همه فیچرهای آسانا را نمی‌دهد، اما برای گروه‌های کوچک با بودجه کم امکان مناسبی برای استفاده از این ابزار فراهم می‌کند.

حیطه ادغام

ادغام با دیگر اپلیکیشن‌ها نیز از امکانات نرم افزار آسانا است. از جمله این برنامه‌ها می‌توان به Slack, Salesforce, Microsoft Outlook اشاره کرد.

فیچرهای مهم

Asana پلاگین یا افزونه‌هایی دارد که کمک می‌کند پروژه‌های خود را جهت رفع نیازهایتان تعدیل کنید. از نمودارهای کانبان (Kanban) و گات (Gantt) گرفته تا مدیریت وابستگی، تِرَک کردن زمان و گزارش‌دهی، آسانا همه اینها را به عنوان فیچرهای داخل برنامه یا پلاگین‌هایی دارد که فیچرها را به تجربه شما ادغام می‌کند.

چندین روش برای مشاهده کار آسانا

زیرا آسانا برای سازگاری با نیروی کار شما ساخته شده است. به این ترتیب ، چندین روش برای مشاهده پروژه ها و وظایف شما ارائه می دهد:

• وظایف من: نمایی که به شما لیست کارهای شخصی می دهد
• لیست: وظایف خود را در ساختار شبکه مشاهده و گروه بندی کنید
• تخته: وظایف آینده خود را در قالب تابلو اعلانات نمایش می دهد
• تقویم: لیستی از وظایف را بر اساس مهلت ها نشان می دهد
• فایلها: همه فایلهای بارگذاری شده در پروژه را با هم گروه بندی می کند
• صندوق ورودی: همه مکالمات شما را با هم گروه بندی می کند

ابزارهای مدیریت و گزارش دهی آسانا

اگر شما مسئول یک سازمان هستید ، ابزارهای گزارش آسانا ، سازماندهی به روزرسانی پروژه و ارسال یادآورهای به روزرسانی را در صورت لزوم آسان می کند.

می توانید از آسانا برای تعیین "اهداف" برای حفظ همه افراد در یک صفحه و "نقاط عطف" برای پاداش و تشویق کار سخت استفاده کنید.

همچنین می توانید به روز رسانی وضعیت پروژه ها و نمونه کارها را برای ارسال سریع پیام به تیم خود ایجاد کنید و داشبورد خود را بررسی کنید تا وضعیت همه پروژه ها و وظایف جاری را به طور همزمان مشاهده کنید و در صورت لزوم مناطق مشکل ساز را مشخص کنید.

ایجاد تیم به شما امکان می دهد افراد را برای همکاری در پروژه ها گروه بندی کنید. صفحه تیم شامل یک برگه نمای کلی برای ردیابی پروژه ها ، یک برگه پیام ها برای مکالمات و اطلاعیه های گروهی و یک برگه تقویم مشترک است. می توانید همکاران خود را به عنوان پیروان وظایفی که به آنها محول نشده است ، اضافه کنید ، تا آنها را به روز نگه دارید و در صورت وجود مشکلاتی که می توانند به آنها کمک کنند ، آنها را آگاه کنید.

ادغام آسان برنامه

یکی از مواردی که استفاده از آسانا را بسیار آسان می کند ، ادغام برنامه آن است. تعدادی برنامه وجود دارد که به خوبی با آسانا کار می کنند ، اما قابل توجه ترین آنها عبارتند از:

Dropbox ، Google Drive ، Box ، Office365 ، OneDrive و Adobe Creative Cloud برای ایجاد و به اشتراک گذاری فایل

Slack ، Gmail ، Outlook ، Zoom ، Microsoft Teams و Power BI برای ارتباط

Harvest ، که یک ابزار ردیاب داخلی است

چگونه می توان آسانا را دریافت کرد

آسانا در سه برنامه از پیش تعیین شده و طبقه بندی شده در دسترس است: رایگان ، ممتاز و تجاری. می توانید برای هر یک از این بسته ها در وب سایت آسانا ثبت نام کنید.

آسانا basic

این نسخه رایگان شامل ویژگی های زیر است:

کارهای نامحدود ، پروژه ها ، پیام ها ، ذخیره فایل و مدخل ها در گزارش فعالیت شما

لیست ، صفحه و نمایش تقویم

خلاصه و مروری بر پروژه

برنامه های تلفن همراه برای iOS و Android

ادغام بیش از 100 برنامه ، از جمله ردیابی زمان

Asana Premium شامل تمام ویژگی هایی است که نسخه رایگان دارد ، به علاوه:

نمای جدول زمانی و گزارش داشبورد

ویژگی های جستجوی پیشرفته

قابلیت ایجاد زمینه های سفارشی

مهمانان رایگان نامحدود - مهمانان کاربرانی هستند که دامنه ایمیل شرکت را به اشتراک نمی گذارند.

فرم ها ، قوانین و نقاط عطف

کنترل های مدیریت

توانایی ایجاد تیم ها و پروژه های خصوصی

تجارت آسانا

Asana Business 30.49 دلار در ماه است ، بعلاوه 24.99 دلار برای هر کاربر در سال.

مانند Premium ، دارای تمام ویژگی های برنامه های زیر آن است ، به علاوه موارد زیر:

نمونه کارها و گزارش اهداف

نمای حجم کار - به شما امکان می دهد ببینید چقدر از منابع تیم شما استفاده می شود و در کدام پروژه ها استفاده می شود

توانایی ایجاد و سفارشی کردن قوانین

فرم های سفارشی تر

توانایی درخواست و تأییدیه در مورد هر پروژه یا کار

تصحیح عکس ها - به شما امکان می دهد مستقیماً بر روی تصاویر نظر بگذارید.

ادغام پیشرفته تر با Salesforce ، Adobe Creative Cloud ، Tableau و Power BI